أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي يجب أن يكون المشاركون قادرين على :

    تحديد مفهوم الاجتماعات في مجال العمل، وأهميتها.
    اكتساب المهارات والمعارف اللازمة لتنظيم الاجتماعات.
    التمييز بين أنواع الاجتماعات، ومتطلبات كل منها.
    التعرف على أهمية جدولة الاجتماعات.
    إدراك أهمية إشعار المشاركين في الاجتماع، والأساليب المختلفة.
    إعداد جدول أعمال الاجتماع.
    اختيار وتهيئة مكان الاجتماع، والتعرف على التجهيزات اللازمة، وكيفية توفيرها والتعامل معها.
    التعرف على المصطلحات والتعبيرات الخاصة بالاجتماعات.
    تحديد مفهوم محضر الاجتماع.
    التعرف على مكونات وأجزاء محضر الاجتماع.
    إعداد محضر الاجتماع.
    تنظيم الاجتماع إلكترونياً باستخدام برنامج الأوتلوك.

الفئة المستهدفة

لشاغلي وظائف مدير المكتب والسكرتير التنفيذي، والمساعد الإداري، والسكرتير، وسكرتير لجنة، وأمين سر لجنة، وللعاملين في مكاتب القادة والرؤساء والمدراء العامين، ومن يراد تأهيلهم لتنظيم الاجتماعات.

محتوى البرنامج

 

• أهمية الاجتماعات وفوائدها

 أهمية ودور الاجتماعات في المنظمة.
 فوائد الاجتماعات.
 مقومات نجاح الاجتماع.
 مسؤولية السكرتير.

• أنواع الاجتماعات

 من حيث الزمن، ومن حيث الشكل، ومن حيث الأهداف المرجوة، ومن حيث مستوى الاجتماع، ومن حيث درجة الرسمية، والاجتماعات عن بعد (الإلكترونية).

• جدولة الاجتماعات

 جدولة الاجتماعات بالحاسب الآلي.
 جدولة الاجتماعات: التنسيق مع المشاركين.
 إشعار المشاركين، وأساليب الإشعار.
 جدول الأعمال.

• مكان وتجهيزات الاجتماعات

 التجهيزات السمعية والبصرية.
 التجهيزات والمواد اللازمة للاجتماعات، والقرطاسية.
 المرطبات وتجهيزات الضيافة.
 استخدام القائمة التفقدية.

• مصطلحات الاجتماعات

 رئيس الاجتماع.
 سكرتير الاجتماع (أمين الاجتماع).
 جدول الأعمال.
 قاعة الاجتماع.
 سلطة عقد الاجتماع.
 النصاب القانوني للاجتماع.
 محضر الاجتماع.

• محضر الاجتماع

 مفهوم محضر الاجتماع وأهميته.
 مكونات محضر الاجتماع.
 نسخ محضر الاجتماع وتنسيقه.
 تسجيل المداولات: الكتابة باليد، بالحاسب الآلي، بالاختزال، بالتسجيل.

• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً باستخدام برنامج الأوتلوك

 تحديد موعد الاجتماع.
 التخطيط للاجتماع.
 دعوة آخرين إلى الاجتماع.
 حجز التجهيزات المطلوبة

 

مدة البرنامج

5 أيام

جميع الحقوق محفوظة

2020© مجموعة أبعاد المعرفة

الموقع بدعم من سمارت ميديا

 00966532531000

×