مهارات تنظيم ومتابعة أعمال الاجتماعات واللجان

محتوى البرنامج

• أهمية الاجتماعات وفوائدها

 أهمية ودور الاجتماعات في المنظمة.
 فوائد الاجتماعات.
 مقومات نجاح الاجتماع.
 مسؤولية السكرتير.

• أنواع الاجتماعات

 من حيث الزمن، ومن حيث الشكل، ومن حيث الأهداف المرجوة، ومن حيث مستوى الاجتماع، ومن حيث درجة الرسمية، والاجتماعات عن بعد (الإلكترونية).

• جدولة الاجتماعات

 جدولة الاجتماعات بالحاسب الآلي.
 جدولة الاجتماعات: التنسيق مع المشاركين.
 إشعار المشاركين، وأساليب الإشعار.
 جدول الأعمال.

• مكان وتجهيزات الاجتماعات

 التجهيزات السمعية والبصرية.
 التجهيزات والمواد اللازمة للاجتماعات، والقرطاسية.
 المرطبات وتجهيزات الضيافة.
 استخدام القائمة التفقدية.

• مصطلحات الاجتماعات

 رئيس الاجتماع.
 سكرتير الاجتماع (أمين الاجتماع).
 جدول الأعمال.
 قاعة الاجتماع.
 سلطة عقد الاجتماع.
 النصاب القانوني للاجتماع.
 محضر الاجتماع.

• محضر الاجتماع

 مفهوم محضر الاجتماع وأهميته.
 مكونات محضر الاجتماع.
 نسخ محضر الاجتماع وتنسيقه.
 تسجيل المداولات: الكتابة باليد، بالحاسب الآلي، بالاختزال، بالتسجيل.

• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً باستخدام برنامج الأوتلوك

 تحديد موعد الاجتماع.
 التخطيط للاجتماع.
 دعوة آخرين إلى الاجتماع.
 حجز التجهيزات المطلوبة